Salut les amis !
Organiser l’événement Play Again peut paraître simple :
- On pose des bornes d’arcade
- on met une buvette,
- 3 affiches et c’est tout bon…
… en réalité c’est tout autre chose et c’est une organisation relativement plus complexe qui se met en œuvre, je vous propose à travers cet article de découvrir les coulisses & secrets de l’organisation.
1er Secret / Astuce : Un événement programmé longtemps à l’avance :
Play Again 2 a été programmé dès septembre et la réservation de la salle a été faite très tôt car il faut le savoir, la salle des fêtes est très prisée et toutes les dates ne sont pas disponibles (d’ailleurs initialement nous voulions le faire le 8 février, mais la salle n’était pas disponible).
Le fait de se préparer le plus en avance possible nous permet de faire mûrir et peaufiner le projet dans nos petites têtes.
2ème Secret / Astuce : Une modélisation 3D de la salle pour simuler l’agencement :
Vous allez nous prendre pour des fous (certes on l’est, mais bon, lol !) …. Ça peut paraître sophistiqué mais en fait c’est assez simple, nous avons pris les mesures de la salle des fêtes et des tables, comptoirs… puis nous avons reproduit la salle en 3D avec le logiciel gratuit sweet home 3D (c’est facile à utiliser en fait).
Puis nous avons positionné les éléments (Table chaises / Consoles / Bar…) : Cela nous permet en réunion de mieux appréhender l’aménagement de la salle, voir quels seront nos besoins.
Cela nous permettra aussi le jour J d’installer rapidement la salle avec l’aide des copains qui auront le plan à disposition
3ème Secret / Astuce : Un travail autour du recyclage pour une manifestation éco-responsable :
Nous avons toujours eu le désir de faire des efforts autour du recyclage dans nos événements, ce n’est pas toujours simple d’organiser le tri et pour Play Again nous avions en plus besoin d’un grand nombre d’ecocup pour les boissons mais aussi des petits formats pour le café… (Pas évident)
La solution nous est venue de la Communauté des Communes qui propose aux associations des kits « manifestation eco-responsable » avec des Eco-Cup tous formats et des poubelles de tri…. Top !!!
Lien web : http://www.paysdelunel.fr/587-les-commerces-eco-exemplaires-du-pays-de-lunel.htm
Téléchargez Le guide PDF : Guide-manifs-eco-exemplaires-2016
4ème Secret / Astuce : Tombola : Fabrication d’un tableau réutilisable.
C’est à savoir, faire un gros tableau sur lequel les gens marquent leur nom et tél. pour une tombola ça prend une bonne paire d’heures… Le faire à chaque fois c’est perdre un temps précieux.
Aussi ce fut un petit défi technique : Comment faire un tableau pour la tombola qui sera réutilisable pour les prochains évènements ? …
Nous avons trouvé la solution en utilisant :
- d’une part une planche plastique pour dessiner notre tableau et n° avec des marqueurs permanents.
- Puis pour l’inscription des noms et téléphones des participants l’utilisation d’un Veleda était exclue car il s’efface trop facilement. Nous trouvé la solution en utilisant un feutre « dry/wet » permanent à sec mais effaçable avec une éponge humide.
De la sorte :
- lorsqu’on frotte le tableau à la main les écritures restent.
Lorsqu’on passe un coup d’éponge les inscriptions s’effacent mais le tableau reste et peut-être réutilisé… La classe !!
5ème Secret / Astuce : Obtenir 2000 dépliants en couleur gratuitement
Initialement nous avions prévu un simple tract recto-verso… Mais au regard du programme nous nous somme rendu compte que le tract était surchargé… nous avons donc décidé de passer au format livret 4 pages. Pour financer le tract nous avons fait appel a des partenaires en leur proposant leur publicité sur le derrière de couverture du dépliant.
Au final, les 2000 dépliants couleur ont été entièrement financés et nous sont donc revenus à : 0€… (Top of the pop ! )
6ème Secret / Astuce : gérer la file d’attente aux bornes d’arcade :
C’est une remarque que nous avons eu lors de la précédente édition : Il y avait de longue file d’attente pour jouer aux jeux…
- Afin d’y remédier cette année nous allons déployer 21 bornes d’arcades, vous pourrez donc jouer à 42 personnes en simultané. (C’est déjà mal !)
- En plus, 6 bornes d’arcade seront équiées d’un système de jeton gratuit qu’il faudra demander à un organisateur pour jouer (1 jeton = 1 crédit comme a la bonne vielle époque ) ce qui permettra de faire tourner les joueurs sur les consoles.
Ci-dessous 4 bornes d’arcade en cour de fabrication
7ème Secret / Astuce : Un logiciel pour nous aider à gérer les « 1 million de trucs à faire » :
Fond de caisse / Déposer des tracts ici ou là / Aller chercher des médailles pour les enfants / Imprimer les Pokémon / Acheter des pop-corn / Réserver les tireuses à bière / préparer l’expo / faire le tableau des tarifs de la buvette / passer à la maire pour réserver les… etc etc etc ….. etc etc etc … Et j’en passe : La journée Play Again c’est une liste MONSTRUEUSE de petites choses à faire et c’est impossible (pour moi en tout cas) de tout retenir, difficile de bien s’organiser, bien se répartir les tâches, en ajouter… etc… et même si on utilise What’s app pour échanger, on s’y perd vite.
Afin de nous faciliter la gestion des ces 1 million de tâches nous avons utilisé un logiciel partagé de gestion de projet qui s’appelle « planer ». (A chacun son logiciel, il en existe plein)
Grâce au logiciel, nous listons toutes les tâches, elles sont classées par catégories et nous les attribuons aux membres de l’équipe.
Quand la tâche est accomplie on coche la case et celle-ci passe dans la liste des tâches terminées et nous pouvons à tout moment en ajouter et les commenter.
Cela nous permet d’avoir une vision plus claire de l’organisation globale et espérons le de ne rien oublier afin que le jour J on soit fin prêt.
8ème Secret / Astuce : On observe et on prend conseils auprès des autres :
Afin d’être préparés au mieux on se renseigne et on prend conseil : Que ce soit lors des autres événements qui ont lieu dans la salle des fêtes, auprès des associations ou auprès de nos fournisseurs… C’est une aide précieuse.
ET voilou !! C’était quelques astuces d’organisation.
J’espère que cet article vous aura plus ou même vous aura été utile ! On se donne RDV le 22 février pour la concrétisation de tout ça !!
Bonne journée à toutes et a tous !!
En toute sincérité, j ai rarement vu un événement aussi bien organisé.
Rien n était laissé au hasard, tout était bien pensé.
Cela a permis 1 grande convivialité, dans un bel espace sécurisé, totalement adapté aux familles.
Les tarifs adaptés aux mini budgets m ont permis d y passer la journée : 10h30-18h passé.
Le système de consignes et les grosses poubelles bien placées étaient les bienvenues.
Le lieu est resté très propre malgré le nombre important de participants.