Play Again quelques secrets d’organisation

Play Again quelques secrets d’organisation

Salut les amis !

Organiser l’événement Play Again peut paraître simple :

  • On pose des bornes d’arcade
  • on met une buvette,
  • 3 affiches et c’est tout bon…

… en réalité c’est tout autre chose et c’est une organisation relativement plus complexe qui se met en œuvre, je vous propose à travers cet article de découvrir les coulisses & secrets de l’organisation.


1er Secret / Astuce : Un événement programmé longtemps à l’avance :

Play Again 2 a été programmé dès septembre et la réservation de la salle a été faite très tôt car il faut le savoir, la salle des fêtes est très prisée et toutes les dates ne sont pas disponibles (d’ailleurs initialement nous voulions le faire le 8 février, mais la salle n’était pas disponible).

Le fait de se préparer le plus en avance possible nous permet de faire mûrir et peaufiner le projet dans nos petites têtes.


2ème Secret / Astuce : Une modélisation 3D de la salle pour simuler l’agencement :

Vous allez nous prendre pour des fous (certes on l’est, mais bon, lol !) ….   Ça peut paraître sophistiqué mais en fait c’est assez simple, nous avons pris  les mesures de la salle des fêtes et des tables, comptoirs…  puis nous avons reproduit la salle en 3D avec le logiciel gratuit sweet home 3D (c’est facile à utiliser en fait).

Puis nous avons positionné les éléments (Table chaises / Consoles / Bar…) : Cela  nous permet en réunion de mieux appréhender l’aménagement de la salle, voir quels seront nos besoins.

Cela nous permettra aussi  le jour J d’installer rapidement la salle avec l’aide des copains qui auront le plan à disposition


3ème Secret / Astuce : Un travail autour du recyclage pour une manifestation éco-responsable :

Nous avons toujours eu le désir de faire des efforts autour du recyclage dans nos événements, ce n’est pas toujours simple d’organiser le tri et pour Play Again nous avions en plus besoin d’un grand nombre d’ecocup pour les boissons mais aussi des petits formats pour le café… (Pas évident)
La solution nous est venue de la Communauté des Communes qui propose aux associations des kits « manifestation eco-responsable » avec des Eco-Cup tous formats et des poubelles de tri…. Top !!!

Lien web : http://www.paysdelunel.fr/587-les-commerces-eco-exemplaires-du-pays-de-lunel.htm

Téléchargez Le guide PDF : Guide-manifs-eco-exemplaires-2016


 

 

4ème Secret / Astuce : Tombola : Fabrication d’un tableau réutilisable.

C’est à savoir, faire un gros tableau sur lequel les gens marquent leur nom et tél. pour une tombola ça prend une bonne paire d’heures…   Le faire à chaque fois c’est perdre un temps précieux.
Aussi ce fut un petit défi technique : Comment faire un tableau pour la tombola qui sera réutilisable pour les prochains évènements ? …

Nous avons trouvé la solution en utilisant :

  • d’une part une planche plastique pour dessiner notre tableau et n° avec des marqueurs permanents.
  • Puis pour l’inscription des noms et téléphones des participants l’utilisation d’un Veleda était exclue car  il s’efface trop facilement. Nous trouvé la solution en utilisant un feutre « dry/wet » permanent à sec mais effaçable avec une éponge humide.

De la sorte :

  • lorsqu’on frotte le tableau à la main les écritures restent.
    Lorsqu’on passe un coup d’éponge les inscriptions s’effacent mais le tableau reste et peut-être réutilisé…    La classe !!

5ème Secret / Astuce : Obtenir 2000 dépliants en couleur gratuitement

Initialement nous avions prévu un simple tract recto-verso… Mais au regard du programme nous nous somme rendu compte que le tract était surchargé…  nous avons donc décidé de passer au format livret 4 pages.  Pour financer le tract nous avons fait appel a des partenaires en leur proposant leur publicité sur le derrière de couverture du dépliant.

Au final, les 2000 dépliants couleur ont été entièrement financés et nous sont donc revenus à : 0€…  (Top of the pop ! )


6ème Secret / Astuce : gérer la file d’attente aux bornes d’arcade :

C’est une remarque que nous avons eu lors de la précédente édition : Il y avait de longue file d’attente pour jouer aux jeux…

  • Afin d’y remédier cette année nous allons déployer 21 bornes d’arcades, vous pourrez donc jouer à 42 personnes en simultané. (C’est déjà mal !)
  • En plus, 6 bornes d’arcade seront équiées d’un système de jeton gratuit qu’il faudra demander à un organisateur pour jouer (1 jeton = 1 crédit comme a la bonne vielle époque ) ce qui permettra de faire tourner les joueurs sur les consoles.

Ci-dessous 4 bornes d’arcade en cour de fabrication


7ème Secret / Astuce : Un logiciel pour nous aider à gérer les « 1 million de trucs à faire » :

Fond de caisse / Déposer des tracts ici ou là / Aller chercher des médailles pour les enfants / Imprimer les Pokémon / Acheter des pop-corn / Réserver les tireuses à bière / préparer l’expo / faire le tableau des tarifs de la buvette / passer à la maire pour réserver les…  etc etc etc …..  etc etc etc …   Et j’en passe : La journée Play Again c’est une liste MONSTRUEUSE de petites choses à faire et c’est impossible (pour moi en tout cas) de tout retenir, difficile de bien s’organiser, bien se répartir les tâches, en ajouter… etc…  et même si on utilise What’s app pour échanger, on s’y perd vite.

Afin de nous faciliter la gestion des ces 1 million de tâches nous avons utilisé un logiciel partagé de gestion de projet qui s’appelle « planer ».  (A chacun son logiciel, il en existe plein)

https://tasks.office.com/

Grâce au logiciel, nous listons toutes les tâches, elles sont classées par catégories et nous les attribuons aux membres de l’équipe.
Quand la tâche est accomplie on coche la case et celle-ci passe dans la liste des tâches terminées et nous pouvons à tout moment en ajouter et les commenter.

Cela nous permet d’avoir une vision plus claire de l’organisation globale et espérons le de ne rien oublier afin que le jour J on soit fin prêt.


8ème Secret / Astuce : On observe et on prend conseils auprès des autres :

Afin d’être préparés au mieux on se renseigne et on prend conseil : Que ce soit lors des autres événements qui ont lieu dans la salle des fêtes, auprès des associations ou auprès de nos fournisseurs…  C’est une aide précieuse.


ET  voilou !! C’était quelques astuces d’organisation.

J’espère que cet article vous aura plus ou même vous aura été utile !  On se donne RDV le 22 février pour la concrétisation de tout ça !!

Bonne journée à toutes et a tous !!

Compte rendu de la réunion du mardi 12 novembre 2019

Compte rendu de la réunion du mardi 12 novembre 2019

Bonjour

Ce mardi 12 novembre 2019 nous nous sommes réunis afin de préparer les organisations des futurs événements de l’association.

  • Un rapide bilan a été fait sur les précédents apéros : Globalement positif, quelques points d’améliorations.
  • Un rapide bilan a été fait sur l’activité loisir créatif du 30 octobre : Là aussi globalement très positifs.

Puis dans une ambiance très studieuse comme vous pouvez l’imaginer lol nous avons abordé les points d’organisation suivant :


Participation au téléthon 2019 :

La Petite Association participera au Téléthon 2019.
Nous allons organiser avec l’association RéCréation et le comité des fêtes

un Brunch inter-asso en Musique.

Ce sera le Samedi 7 décembre de 11h30 à 13h30
A l’espace Mistral
Avec au programme :

  • Brunch :
  • Boisson et snacking sur place.
  • Concert :
    • Milo, Luna, Mat and Friends… Pour une scène ouverte.
    • Wilhouan & oldman’s : Musique électronique
    • Pierre en mode Piano bar.
  • Animation prévue :  Fresque / Maquillage / Jeu type Kermesse / Maquillage

La Petite Association s’occupera de :

  • Organiser le concert
  • Faire des crêpes pour la journée
  • On sortira une borne d’arcade pour l’occasion.

Avec Récréation et le comité des fêtes nous seront également présent sur toute la journée pour tenir le bar / snack durant tous les événements de la journée.

Tous les bénéfices réalisés lors de l’événement seront reversés au profit du Téléthon.


Marché de noël de l’asso Récréation.

La Petite Association prêtera à l’association RéCréation 3 bornes d’arcades pour son marché de Noël qui aura lieu le dimanche 8 Déc. (le lendemain du téléthon).


Préparation de l’apéro n°3 du Vendredi 13 Décembre

Nous organiserons donc la 3ème édition de l’apéro. Le vendredi 13 décembre.
L’apéro aura donc lieu à la salle Chabrol.
Il débutera à 18h30.
Et se déroulera sur le même modèle que les précédents apéros : Tiré du sac / Musique / Jeux pour les enfants.

A noter : Cet apéro est organisé conjointement avec  les maîtresses Anaëlle et Marjorie qui préparent une chorale pour les classes de CE2 et CM1.
La chorale sera présentée aux parents de CE2 et CM1 (de Marjorie et Anaëlle) et nous enchaînerons sur l’apéro.
Certains parents seront donc déjà présents sur place.
Nous aiderons les maîtresses pour la mise en place de la salle dans l’après midi.


Préparation de la journée « Play Again » qui aura lieu le samedi 22 février

La journée PlayAgain (Rétro gaming et jeux de société) sera le gros événement de l’année pour la petite association,
Nous avons commencé la préparation :

  • L’idée c’est de commencer dès 10h le matin
  • Nous aurons cette année de quoi faire jouer 40 joueurs en simultanée sur les consoles de jeu.
  • Nous organiserons une buvette et du snacking (Il nous faudra un coup de main )

Lancement d’une opération recyclage PC.

Nous allons mettre en place une opération pour recycler les vieux PC.
L’idée c’est de proposer aux gens de les débarrasser de leur vieux PC et les reconditionner
Soit en les transformant en console de jeux rétro Gaming
Soit si ils sont encore assez bons en les formatant et en les proposant aux écoles / assos…etc
Et si il sont vraiment HS les envoyer dans une filière de recyclage des composants électroniques.


Un projet pour la Fête du village

Jonathan a évoqué l’idée d’organiser pour la fête du village des activités socio culturelle familiale : Par exemple une course de caisse à savons, des jeux pour les enfants …etc
L’idée a été retenue, c’est un projet à voir avec le comité des fêtes.


La séance c’est clos vers 23h autour d’un verre et sur une grande discussion sur l’hypnose…  Etre ou ne pas être Hypnotisé…. telle est la question  😉

Bonne journée à tous.

Réunion d’information et organisation – On se donne RDV le 25 septembre

Réunion d’information et organisation – On se donne RDV le 25 septembre

Bonjour à toutes et à tous.

Je vous informe que nous organisons une réunion d’information et organisation des prochains événement de l’association.


La réunion aura lieu :

  • Le mercredi 25 septembre 2019

  • à 21h

  • à la salle Lafond (Derrière la mairie)


Qu’allons nous voir lors de cette réunion ?

  • Les points d’organisation / idées pour l’apéro du vendredi 18 octobre

  • La mise en place des autres activités (Notamment activité jeux de société)

  • L’intégration de nouveaux membres


Si vous souhaitez parler d’un point mais que malheureusement vous ne pouvez pas venir,

pas de problème, notre adresse Email est là pour ça : Ecrivez nous à :

assolpa34  [at]   gmail.com

Petit guide 2019- 2020 à l’attention des nouveaux parents d’élèves (école de Boisseron)

Petit guide 2019- 2020 à l’attention des nouveaux parents d’élèves (école de Boisseron)

Pour les nouveaux qui ont du mal à se repérer, voici un petit guide non officiel* qui présente les différents organismes, que l’on croise régulièrement dans le cadre de l’école de Boisseron 

Télécharger la version PDF

L’ALP :

Accueil de Loisir Périscolaire :

L’ALP est l’organisme qui s’occupe de nos enfants :  Le matin et le soir à la garderie, également entre midi et deux heures.

Olivier NICOLAS : Directeur

Mme Chantal VIDAL  : Directrice Adjointe

Port : 06.76.58.79.42 Seulement en cas d’urgence

Tél : 04.99.63.28.83

Mail : alae.boisseron34@orange.fr


L’ALSH :
A
ccueil de Loisir Sans Hébergement :

« Le centre de loisirs » : C’est l’organisme qui accueille nos enfants pendant les vacances scolaires et le mercredi.

Site web : http://alsh.paysdelunel.fr
Tél : 07 63 23 10 03


Les parents délégués :

Association de parents d’élèves qui représente les autres parents d’élèves aux conseils d’école (où sont présents les maîtresses et les représentants de la mairie). Si nous avons des remarques à faire remonter, c’est à eux que nous pouvons nous adresser.

Email : parentsdeleguesboisseron@gmail.com


Ré-Création APE : (Ré-Création Association de Parents d’Elèves)

Association gérée par des parents d’élèves qui organise des évènements dans le but de rassembler des fonds afin de financer une partie des sorties scolaires et ateliers de nos enfants.

E-mail : recreationboisseron@gmail.com

Facebook : https://www.facebook.com/recreation.recretaion


Mouv’in :

Association qui se charge d’organiser des activités pour les ados. Cette association s’adresse davantage aux jeunes post primaire (collège). Elle participe également à quelques activités dans le cadre de l’école.

Mme Karine NADAL   –  M.Olivier NICOLAS : 06.76.58.79.42

E-mail : mouvinboisseron@gmail.com


TriPorteur :


Ciné carrière, Courts métrages, balades découvertes et souvenirs de Boisseron, l’association TriPorteur propose des activités ouvertes aux grands et aux enfants.

  1. Emmanuel TALTAVULL : 06 19 94 68 78

E-mail : assotriporteur@gmail.com

Site internet : www.tri-porteur.com


La petite association :

Nouvelle association qui a pour but d’organiser des évènements socio culturels en tous genres. La petite association participe à des évènements pour les petits comme pour les grands.

  1. Frédéric PUECH : 06 49 76 72 37
    M Matthieu JEANJEAN

E-mail : assolpa34@gmail.com

Site internet : http://lpa.1asso.com

 

 

En vous souhaitant une agréable rentrée.
L’équipe de la petite association.

 

* Ce guide n’est pas un guide officiel, il s’agit juste d’un “résumé” rédigé par “la petite association” dans le but d’aider les parents à s’y retrouver.  

Retour sur « Play Again » l’après midi Borne d’Arcardes & Jeux de société à Saussines

Retour sur « Play Again » l’après midi Borne d’Arcardes & Jeux de société à Saussines

Bonjour

C’était le 9 février 2018 vous avez été une bonne centaine a vous déplacer.

Avec l’association EntreParenthèses de Saussines, nous avons transformé pour l’après-midi la salle des fêtes de Saussines en salle de jeux d’arcade rétro Gaming et jeux de société. 

Vous êtes donc venu (re)découvrir les bonnes vieilles bornes d’arcades, les consoles de jeu des années 80-90, … et à jouer avec… Street Figther / PacMan / Tétris et autres… ainsi que des jeux de société

Photos de l’évènement

Les petits comme les grands se sont bien amusé 😉   on vous promet une seconde édition encore mieux !


Histoire et photos

L’idée :
Tout part d’un délire de Geek : Créer une borne d’arcade comme on en trouvait partout dans les bars et salles de jeux des années 80.

Quelques recherches sur le net, 3 planches & 4 vis plus tard ça a donné ceci :


Du prototype au modèle “pro”,  il n’y avait qu’un pas à franchir. 

Le premier prototype étant très encombrant, je me suis orienté sur la fabrication de modèle type “Bartop”, moins encombrant, plus facilement transportable et qui peut se poser sur des tables / meubles bar…etc

Pour le montage de ces consoles, la partie électronique était finalement relativement simple; le plus compliqué a été en fait la menuiserie.

Autre difficulté : les Ecrans  : dans les années 80 les écran 16/9 ça n’existait pas, tout était conçu au format 4/3…  donc les jeux aussi.  De nos jours les écrans 4/3 se font de plus en plus rares… Par chance j’ai réussi à trouver un stock d’écran 4/3 en parfait état.

Je me suis donc lancé dans le bricolage et montage de ces bornes d’arcades.

Voici quelques photos :


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