Play Again 2 – Retour sur la journée du 22 février

Play Again 2 – Retour sur la journée du 22 février

 

Bonjour,

Samedi 22 février s’est déroulé la 2ème édition « Play Again » à l’espace Mistral de Boisseron.

La Petite Asso a mis les bouchées doubles pour vous concocter un évènement aux petits oignons, qui nous l’espérons vous a plu.

 

 

Arrivés tôt samedi matin, nous avons fini la préparation de la salle pour l’ouvrir au public à partir de 10h. Installation des bornes d’arcade, des plateaux de jeux de figurines, des jeux géants en bois, des jeux de société, de l’exposition sur l’histoire des jeux vidéos… Derniers réglages et branchements, nous étions fin prêts pour pouvoir accueillir les premiers visiteurs arrivés dès 10h.

 

A 11h lancement de la chasse aux Pokémon, distribution des permis de chasse aux nombreux enfants venus pour l’occasion, explications des règles par Mathieu et au « Top » la chasse était lancée. Le soleil était de la partie et les petits chasseurs bien déterminés à trouver un maximum de Pokémon !

Un peu avant midi, fermeture de la chasse et distribution de cartes Pokémon aux participants.

Suivi par l’ouverture du snack, qui bien que préparé au ruch de l’ouverture a connu quelques déboires, en faisant sauter les plombs de la cuisine… Mais l’équipe a assuré et le service a pu se poursuivre sans encombre (merci aux parents qui ont su se montrer patients pour se voir servir leurs cornets de frites).

Vous avez ainsi pu profiter de la pause méridienne en alternant entre la terrasse ensoleillée, la salle de jeux et les jeux d’extérieurs mis en place pour l’occasion.

A partir de 14h, début des inscriptions pour le tournoi Beyblade. Là encore un gros succès pour le tournoi avec une ambiance survoltée et une finale de haut vol qui a opposé 2 enfants de Boisseron.

De 15h à 16h30 déroulement du tournoi Street Fighter 2, là encore avec une ambiance de folie et la victoire d’une jeune boisseronaise.

Enfin pour clôturer l’évènement le fameux tirage de la tombola, pour gagner une borne d’arcade. Le ou plutôt la gagnante, originaire de Restinclières, a pu grâce à une amie restée sur place, savoir qu’elle avait gagner le gros lot. Quelques minutes plus tard elle était là pour récupérer la borne d’arcade sous le sourire ravi de son mari !

Pour cette journée Play Again 2 nous avons une estimation pour la fréquentation à environ 750 personnes !!! Dont de nombreux visiteurs en provenance des villages voisins mais aussi de beaucoup plus loin puisque nous avons recensé une famille de Cournonterral pour l’Ouest, ainsi que de Remoulins pour l’Est.

En conclusion, une très belle journée, un évènement à la hauteur de ce que nous espérions vous offrir et nous espérons également que vous avez pris autant de plaisir que nous à partager ce samedi 22 février ! Un grand merci à toutes et tous.

Pour finir nous souhaitons remercier également tous les acteurs de près ou de loin, sans qui cet événement n’aurait pas pu être possible et plus particulièrement:

Laura, Christelle, Christian, Tony, JC, Cédric, Maxime, Greg, Ré-création, nos sponsors: Gulude à Sommières, Creajeux à Nîmes, EVO6, la mairie de Boisseron pour le prêt de l’espace Mistral. Ainsi que nos compagnes et nos enfants pour leur patience et leur compréhension pendant les semaines qui ont précédées l’évènement…

Encore merci à toutes & tous et rendez-vous l’année prochaine !

 

Cédric, Fred, Mathieu & Jonathan

 

Play Again quelques secrets d’organisation

Play Again quelques secrets d’organisation

Salut les amis !

Organiser l’événement Play Again peut paraître simple :

  • On pose des bornes d’arcade
  • on met une buvette,
  • 3 affiches et c’est tout bon…

… en réalité c’est tout autre chose et c’est une organisation relativement plus complexe qui se met en œuvre, je vous propose à travers cet article de découvrir les coulisses & secrets de l’organisation.


1er Secret / Astuce : Un événement programmé longtemps à l’avance :

Play Again 2 a été programmé dès septembre et la réservation de la salle a été faite très tôt car il faut le savoir, la salle des fêtes est très prisée et toutes les dates ne sont pas disponibles (d’ailleurs initialement nous voulions le faire le 8 février, mais la salle n’était pas disponible).

Le fait de se préparer le plus en avance possible nous permet de faire mûrir et peaufiner le projet dans nos petites têtes.


2ème Secret / Astuce : Une modélisation 3D de la salle pour simuler l’agencement :

Vous allez nous prendre pour des fous (certes on l’est, mais bon, lol !) ….   Ça peut paraître sophistiqué mais en fait c’est assez simple, nous avons pris  les mesures de la salle des fêtes et des tables, comptoirs…  puis nous avons reproduit la salle en 3D avec le logiciel gratuit sweet home 3D (c’est facile à utiliser en fait).

Puis nous avons positionné les éléments (Table chaises / Consoles / Bar…) : Cela  nous permet en réunion de mieux appréhender l’aménagement de la salle, voir quels seront nos besoins.

Cela nous permettra aussi  le jour J d’installer rapidement la salle avec l’aide des copains qui auront le plan à disposition


3ème Secret / Astuce : Un travail autour du recyclage pour une manifestation éco-responsable :

Nous avons toujours eu le désir de faire des efforts autour du recyclage dans nos événements, ce n’est pas toujours simple d’organiser le tri et pour Play Again nous avions en plus besoin d’un grand nombre d’ecocup pour les boissons mais aussi des petits formats pour le café… (Pas évident)
La solution nous est venue de la Communauté des Communes qui propose aux associations des kits « manifestation eco-responsable » avec des Eco-Cup tous formats et des poubelles de tri…. Top !!!

Lien web : http://www.paysdelunel.fr/587-les-commerces-eco-exemplaires-du-pays-de-lunel.htm

Téléchargez Le guide PDF : Guide-manifs-eco-exemplaires-2016


 

 

4ème Secret / Astuce : Tombola : Fabrication d’un tableau réutilisable.

C’est à savoir, faire un gros tableau sur lequel les gens marquent leur nom et tél. pour une tombola ça prend une bonne paire d’heures…   Le faire à chaque fois c’est perdre un temps précieux.
Aussi ce fut un petit défi technique : Comment faire un tableau pour la tombola qui sera réutilisable pour les prochains évènements ? …

Nous avons trouvé la solution en utilisant :

  • d’une part une planche plastique pour dessiner notre tableau et n° avec des marqueurs permanents.
  • Puis pour l’inscription des noms et téléphones des participants l’utilisation d’un Veleda était exclue car  il s’efface trop facilement. Nous trouvé la solution en utilisant un feutre « dry/wet » permanent à sec mais effaçable avec une éponge humide.

De la sorte :

  • lorsqu’on frotte le tableau à la main les écritures restent.
    Lorsqu’on passe un coup d’éponge les inscriptions s’effacent mais le tableau reste et peut-être réutilisé…    La classe !!

5ème Secret / Astuce : Obtenir 2000 dépliants en couleur gratuitement

Initialement nous avions prévu un simple tract recto-verso… Mais au regard du programme nous nous somme rendu compte que le tract était surchargé…  nous avons donc décidé de passer au format livret 4 pages.  Pour financer le tract nous avons fait appel a des partenaires en leur proposant leur publicité sur le derrière de couverture du dépliant.

Au final, les 2000 dépliants couleur ont été entièrement financés et nous sont donc revenus à : 0€…  (Top of the pop ! )


6ème Secret / Astuce : gérer la file d’attente aux bornes d’arcade :

C’est une remarque que nous avons eu lors de la précédente édition : Il y avait de longue file d’attente pour jouer aux jeux…

  • Afin d’y remédier cette année nous allons déployer 21 bornes d’arcades, vous pourrez donc jouer à 42 personnes en simultané. (C’est déjà mal !)
  • En plus, 6 bornes d’arcade seront équiées d’un système de jeton gratuit qu’il faudra demander à un organisateur pour jouer (1 jeton = 1 crédit comme a la bonne vielle époque ) ce qui permettra de faire tourner les joueurs sur les consoles.

Ci-dessous 4 bornes d’arcade en cour de fabrication


7ème Secret / Astuce : Un logiciel pour nous aider à gérer les « 1 million de trucs à faire » :

Fond de caisse / Déposer des tracts ici ou là / Aller chercher des médailles pour les enfants / Imprimer les Pokémon / Acheter des pop-corn / Réserver les tireuses à bière / préparer l’expo / faire le tableau des tarifs de la buvette / passer à la maire pour réserver les…  etc etc etc …..  etc etc etc …   Et j’en passe : La journée Play Again c’est une liste MONSTRUEUSE de petites choses à faire et c’est impossible (pour moi en tout cas) de tout retenir, difficile de bien s’organiser, bien se répartir les tâches, en ajouter… etc…  et même si on utilise What’s app pour échanger, on s’y perd vite.

Afin de nous faciliter la gestion des ces 1 million de tâches nous avons utilisé un logiciel partagé de gestion de projet qui s’appelle « planer ».  (A chacun son logiciel, il en existe plein)

https://tasks.office.com/

Grâce au logiciel, nous listons toutes les tâches, elles sont classées par catégories et nous les attribuons aux membres de l’équipe.
Quand la tâche est accomplie on coche la case et celle-ci passe dans la liste des tâches terminées et nous pouvons à tout moment en ajouter et les commenter.

Cela nous permet d’avoir une vision plus claire de l’organisation globale et espérons le de ne rien oublier afin que le jour J on soit fin prêt.


8ème Secret / Astuce : On observe et on prend conseils auprès des autres :

Afin d’être préparés au mieux on se renseigne et on prend conseil : Que ce soit lors des autres événements qui ont lieu dans la salle des fêtes, auprès des associations ou auprès de nos fournisseurs…  C’est une aide précieuse.


ET  voilou !! C’était quelques astuces d’organisation.

J’espère que cet article vous aura plus ou même vous aura été utile !  On se donne RDV le 22 février pour la concrétisation de tout ça !!

Bonne journée à toutes et a tous !!

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